Организация личной работы преподавателя

На основе полученных данных можно построить более совершенный план служебной деятельности.

В настоящий момент простая регистрация количественных затрат на выполнение различных операций не позволит решать задачи на высоком уровне, необходимо также разобраться с качественной характеристикой временных затрат.Останавливаясь на второй категории затрат, стоит изучить предложенную С.И. Калининым⁴ систему показателей, которую каждый преподаватель может доработать, учитывая особенности своей служебной деятельности.

Здесь: результат, эффект - это конкретный результат произошедшего события, итог какого-либо дела;

планируемое и непланируемое – позволяющее определить процент дел, которые не были предусмотрены предварительно;

затраты позволяют оценить усилия потраченные на выполнение задачи;

эффективность оценивается как степень реальной полезности, продуктивности выполненного дела;

делегирование - это оценка возможности и фактическое перепоручение дел подчинённым.

Показатели затраты и эффективность предлагается оценивать по пятибалльной системе оценки: -2; -1; - неэффективная, малопродуктивная работа, результат хуже планируемого; 0- результат в пределах нормы; +1; +2 высокая эффективность, результат выше нормы.

Зафиксированные качественные и количественные показатели временных затрат, которые требуют анализа для определения степени успешности выполненных дел, предлагается анализ разделить на четыре стадии.

Первая стадия основывается на анализе количественных затрат времени на службу и внеслужебную деятельность.В ходе анализа выделяются затраты на помехи, определяется качество временных затрат на службу, внеслужебную деятельность.Далее здесь необходимо сформулировать результат анализа времени, исходя из цели исследования.Как правило, анализ времени сводится к выявлению закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени.

На втором этапе на основе полученных данных проектируются пути и способы борьбы с потерями времени, формулируются идеи по более эффективному его использованию.Данная стадия основывается на выявлении трудовых приемов, которыми преподаватель владеет лучше, что позволяет наглядно выделить слабые стороны, разработать стратегию по их преодолению, а сильные стороны и преимущества развивать.

В результате анализа можно сделать вывод о том, какие затраты времени и выбранные способы достижений целей и технологии принесли вам реальный успех и были действительно эффективными и оптимальными.

Для увеличения своей эффективности в делах, которые считаются успехами (достижениями), нужно отталкиваться от мероприятий, отнесенных к достижениям.Изучаются хронокарты по тем временным периодам, когда выполнялись эти мероприятия, строят таблицу, в которой учитываются все затраты на каждую трудовую операцию.

Анализируя полученные данные, нужно сделать выводы о целесообразности тех или иных операций и оценивать оптимальность времени, потраченного на выполнение этих операций.

С.И.Калинин также предлагает на основе дел, которые мы отнесли к достижениям, составить «портрет успеха».Анализируя все виды деятельности, мы выделяем те операции, которые были наиболее успешны и по критериям «затрат» и «эффективность» имели оценку «+2». Проанализировав эту деятельность, необходимо ответить на вопросы: в какое время я наиболее эффективен? Какие виды деятельности наиболее результативные? Что предшествует эффективной работе? Аналогичным образом можно составить «портрет неудачи».

Для фиксации «помех» можно завести отдельный формуляр, который позволит в дальнейшем более качественно проанализировать «помехи» и сделать правильные выводы.Фиксация «помех» требует особого внимания и самоконтроля, что является отправной точкой для совершенствования себя.

Также для фиксации помех можно использовать анкету, предложенную Л.Зайвертом⁵.Необходимо помнить один из принципов личного планирования - использовать те приёмы, которые вам более подходят.

С помощью анализа - анкеты выявите пять главных основных причин, которые «крадут» ваше время, например:

• Нечеткая постановка цели.
• Отсутствие приоритетов в делах.
• Незапланированные встречи.
• Неспособность сказать «нет».
• Синдром «откладывания».

После устранения основных причин, которые делают вашу работу менее продуктивной, можно выделить следующую группу «поглотителей времени», но здесь важно остановиться на этапе, когда затраты времени на совершенствование не будут превышать желаемого эффекта.

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ. Базовым элементом в организации личного планирования является целеполагание.Под целеполаганием можно понимать определение конечной точки с учётом ближних и дальних перспектив.Стремление человека достичь желаемого результата.

Для планирования личной жизни необходимо сформулировать главную цель, затем цели второго и третьего уровня, определить задачи и приступить к их реализации.Правильную организацию личного планирования необходимо начинать с согласования личных целей с целями организации.

В организациях, где цели сформулированы и четко прописаны, данный вопрос не вызывает затруднений.Сотрудник, приходя в структуру, мысленно согласует свои жизненные ценности и цели с декларируемыми целями организациями, и, если нет существенных противоречий, его служебная деятельность протекает достаточно комфортно.

В иных случаях, при отсутствии согласованности, человек чувствует постоянное неудовлетворение своей жизнью.В этом случае цели организации рассматриваются сотрудником как помехи, которые необходимо игнорировать, либо с которыми надо смириться.

Неблагоприятным является вариант, когда цели организации официально не декларируются.

В этом случае сотруднику становится очень сложно согласовывать свои цели с целями организации из-за их неочевидности.Так же сложно согласовать свои цели с целями организации, когда декларируются одни цели, а реализуются другие.В настоящее время в образовательных организациях главная цель подготовка компетентных специалистов в реальности сводится к выполнению различных процедур, обозначающих учебный процесс, что уводит нас в сторону от обозначенных целей.

В нашем случае мы будем рассматривать более благоприятный вариант с точки зрения успешного функционирования организации, когда цели организации очевидны, и они совпадают с целями сотрудника.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ. Анализируя задачи, стоящие перед преподавателем, можно предположить, что решить все их одновременно невозможно.Значит, необходимо выставить приоритеты, исходя из следующих параметров: срочность и важность.В решении этой задачи нам помогут окна (принцип) Эйзенхауэра.

• А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.
• В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня.Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел «В» и найдите им место в своем расписании.Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.
• С-приоритет: навыки, овладение которыми кажется нам срочным делом, но не является важным.Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (делегировать) или говорить «нет».С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы «В».
• D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными.Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще.

При определении приоритетов можно так же учитывать правило Парето, которое гласит, что 20% усилий уходит на решение 80% решенных задач, и в тоже время оставшееся 80% усилий мы тратим на оставшиеся 20% задач⁶.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ (составление плана).Процесс планирования состоит из двух основных элементов:

• Определение задач, которые необходимо решить в планируемый период.
• Распределение времени на решение планируемых задач.

Определение задач первично в процессе планирования.Время - ресурс ограниченный, поэтому количество задач, решаемых сотрудником, также должно быть ограничено.В Тайм-менеджменте некоторые специалисты рекомендуют планировать количество задач, соответствующее известному в психологии «магическому числу» 7±2⁷.Но очень важно понять личную норму и установить количество задач, которое эффективно может решить конкретный человек.Большое количество задач невозможно решить с должным качеством, а ненапряженное планирование расхолаживает преподавателя и не способствует достижению цели.

Для эффективного планирования необходимо соблюдать следующие требования:

• Составить и зафиксировать перечень задач.Проверить задачи на соответствие целям.
• Для каждой задачи определять реальные, конкретные сроки.
• План должен быть гибким.
• Задачи решать в соответствии с их приоритетом.
• Для руководителя в плане должна быть предусмотрена колонка «делегирование».
• Любой план - это только один элемент из системы планирования.План должен быть согласован с планами более высокого уровня и планами окружающих.
• План не должен являться самоцелью, это средство по достижению цели.Перефразировав Ф.Энгельса, можно смело утверждать, что «план не догма, а руководство к действию».
• При определении временных затрат необходимо резервировать время на незапланированные мероприятия, помехи.Л.Зайверт предлагал 60% времени использовать на планируемые мероприятия; 20% - спонтанная активность (творческое время); 20% - резерв⁸.
• Резервировать время крупными непрерывными блоками для крупных задач, более короткие промежутки для небольших дел.
• Невыполненные мероприятия необходимо переносить на следующий период.
• Необходимо отличать важные дела от срочных.
• При планировании нужно искать альтернативные варианты решения задач.
• План должен быть зафиксирован письменно.

В тайм-менеджменте хорошо известен метод планирования «Альпы»⁹, состоящий из пяти стадий:

1.Составление заданий состоит из перечня дел;

— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

— задачи нерешенные накануне;

— новые дела;

— сроки, которые надо соблюсти;

— периодически возникающие задачи.

2.Оценку длительности акций;

Проставить против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммировать и определить ориентировочно общее время.

3.Резервирование времени;

предлагается 60% времени использовать на планируемые мероприятия; 20% - спонтанная активность (творческое время); 20% - резерв (воспитательная работа, внеплановая учебная работа, выполнение срочных заданий руководства);

4.Принятие решений по приоритетам и перепоручению;

Определение приоритетов можно проводить по любой методике, например окна Эйзенхауэра.

• Контроль (учет несделанного) учет и анализ невыполненных заданий позволяет не пропустить важных задач, выявить причины недоработок.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Рассматривая итоги ежедневного планирования, очень редко встретишь дни, когда можно сказать «сегодня я достиг такой-то цели».Цели имеют более глобальный смысл, чтобы их реализовывать ежедневно, но решение конкретных задач, которые приближают нас к желаемой цели, мы должны отмечать ежедневно.Технология анализа итогов дня, была рассмотрена в разделе «анализ времени».

Большая часть задач для ежедневного планирования импортируется с детализацией из еженедельного планирования, для недельного плана из планов на месяц, квартал и т.д.Вторая группа задач переходит из разряда невыполненных за прошлые периоды в текущий план.Третью группу задач из категории непредусмотренных мы должны оперативно интегрировать в уже сложившуюся систему планирования.Ранее непредусмотренные задачи, требующие нашего внимания, мы должны проанализировать и разделить на две группы.В первую группу входят задачи, которые являются для нас предписанными (приказы, распоряжения руководства), вторая группа - это результат наших просчетов, неучтённых факторов.

Первая группа задач для нас в большинстве случаев является объективным фактором, и мы, используя резервное время (60/40) продолжаем работать по намеченным планам.

Наличие задач из второй группы - свидетельствует, либо об ошибках в прогнозе ситуации (ошибку нужно исправить), либо это свидетельство неверной «картины мира», которая сложилась у нас.Во втором случае проблема более серьёзная и требует сбора дополнительной информации по рассматриваемой проблеме и более глубокого анализа.В данном случае нужно помнить правило, что в некоторых случаях лучше создавать творческие альтернативы вместо того, чтобы решать проблемы.

При подведении итогов следует:

• получить объективную «картину мира» т.е.верное понимание происходящих событий и нашу роль в них;
• выявить проблемные участки деятельности (неправильно определенные приоритеты, неверно распределённое время и т.д.);
• своевременно вносить корректировку в планы, чтобы более эффективно решать возникающие задачи.

Описанная технология личного планирования, несомненно, позволит при качественном исполнении повысить эффективность преподавательской деятельности.Заполнение хронокарты, анализ временных затрат, выявление потерь, определение технологии успеха для себя – все это позволит перейти от работы по ситуации к действительно эффективной целенаправленной деятельности.

Современный мир технологий требует «апгрейда» данной технологии.В тайм-менеджменте существуют огромное количество программ, позволяющих менеджеру эффективно планировать свою деятельность, анализировать выполнение своих планов и планов подчиненных, тем самым повышая эффективность деятельности организаций.

Деятельность преподавателя имеет свою специфику в силу разнообразности основных видов деятельности, как преподавания конкретного предмета, так и научной работы.Помимо основных направлений существует множество сопутствующих (воспитательная, кураторская, методическая, и т.д.).Все это необходимо увязать между собой таким образом, чтобы работа была гармонична, отдельные направления не конфликтовали между собой.В данном вопросе современные технологии окажут существенную помощь, выбор конкретного программного продукта может диктоваться техническими возможностями преподавателя.

Более того, технология личного планирования очень индивидуальна и поэтому должна предусматривать использование личных предпочтений.Каждый сотрудник должен иметь возможность подстроить её под себя, при помощи соответствующего специалиста.Используя современные технологии, можно овладеть навыками планирования, повысив тем самым эффективность использования служебного времени минимизировав затраты на личное планирование.

Таким образом, можно утверждать, что самоорганизацию необходимо улучшать на протяжении всей жизни, совершенствуя навыки на любых уровнях карьеры.Каждый человек обладает уникальным набором качеств, поэтому нет универсальных приёмов и методов, с помощью которых любой может повысить свою производительность.Поэтому необходимо помнить один из принципов самоорганизации - использовать те приёмы, которые гармоничны с вами.Анализ собственного делового стиля позволит выявить проблему и решить её или найти новый способ достижения цели.

Список использованных источников

• Гастев А.К.Как надо работать.Практическое введение в науку организации труда.Л., 1972.
• Георг А.Миллер Магическое число семь.Плюс или минус два // Психология обозрения.1956.Вып.63.
• Зайверт Л.Время – в ваших руках.М., 1995.
• Калинин С.И.Тайм-менеджмент.Практикум по управлению временем: учебник.М., 2006.
• Кох Р.Жизнь по принципу 20/80.М., 2005.